Sieben Erfolgsfaktoren für digitale Transformation

13.10.2026 – Erst die Strategie definieren und den gewünschten Nutzen für Team und Kunden klären, dann die genau dafür passenden Werkzeuge auswählen, zur Verfügung stellen und auf Compliance achten – so skizziert IT-Expertin Natascha Jäger den Rahmen für digitale Transformationsprojekte im Unternehmen. Kleine Betriebe wie Vermittlerbüros können hierbei aus ihrer „Übersichtlichkeit“ nutzen ziehen, weil die Entscheidungswege kurz sind und die Mitarbeiter unmittelbar Feedback geben können, so Jäger.

Unternehmensberaterin und IT-Expertin Natascha Jäger sprach beim Trendtag über Gelingen (und Nicht-Gelingen) digitaler Transformationsprojekte im Unternehmen (Bild: Lampert)

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der digitalen Transformation, bei vielen verlaufen die Projekte aber nicht so, wie sie sollen.

Das stellte Natascha Jäger, zertifizierte Information-Security-Managerin mit Erfahrung im Versicherungsvertrieb und -management, beim „Asscompact Trendtag“ letzte Woche in Vösendorf in einem Vortrag fest.

Sie wies dabei auf Umfragen hin, wonach ein Großteil der befragten Manager angab, es fehle an entsprechend geschultem Personal – noch mehr zogen über ihre bisherigen technischen Innovationen das Resümee, diese hätten die Erwartungen nicht vollständig erfüllt.

Sieben Erfolgsfaktoren, angefangen bei der Firmenleitung

Was können Unternehmen, was kann der Vermittlervertrieb aus solchen Misserfolgen und enttäuschten Erwartungen lernen?

Grundsätzlich wichtig sei, dass Unternehmen einen Weg finden, der für sie und die Kunden gut passt, schickte Jäger vorweg. Für den Weg dorthin skizzierte sie „sieben Erfolgsfaktoren“.

Erstens: Digitale Transformation sollte Chefsache sein, weil das auch Signalwirkung für die Mitarbeiter hat. Dazu gehöre auch, dass Erfolge ebenso wie Niederlagen thematisiert werden.

Von der Ist-Analyse über eine klare Strategie zum Soll-Bild

Zweitens: Zuerst kommt die Ausarbeitung der Strategie, erst danach folgt die Auswahl digitaler „Tools“.

Konkret heißt das: Am Anfang steht die Ist-Analyse. Sie klärt, wie Prozesse laufen, wie die Organisation aufgestellt ist, bei wem welche Verantwortlichkeiten liegen, welche Probleme es gibt. Danach werden Ziele abgeleitet, um das „Soll“-Bild zu erreichen.

Hierfür gelte es dann zu planen und Maßnahmen umzusetzen. Dafür solle auch der Input von Mitarbeitern genutzt werden; gerade „kleine“ Makler seien in dieser Hinsicht im Vorteil, weil die Einbindung und Rückmeldung in kleinen Teams einfacher sei als in großen.

Den Nutzen für das Team und die Kunden definieren

Dritter Punkt: Nutzen schaffen. Die Fragen, die hier zu klären sind: Was braucht der Kunde, welchen Nutzen stiftet das Projekt?

Auch hier zählt die Klärung der Strategie. Für die Praxis empfiehlt Jäger, besonders dort genauer hinzusehen, wo es um Prozessbeschleunigung, die Reduktion von Medienbrüchen und die Verschlankung der administrativen Tätigkeit geht.

Zur Frage des Nutzens gehöre nicht zuletzt die Frage: Was hat das eigene Team davon? Wenn dieses nämlich den Nutzen des Transformationsprojekts auch selbst erlebt, „wird das auch der Kunde spüren“ – weil dieser davon profitiere davon, dass das Team mehr Zeit für ihn hat und motivierter ist.

Auf dieser Grundlage gelte es, eine Lösung zu finden, die genau zu dieser Strategie passt – zumal nicht jede IT-Lösung automatisch Nutzen stifte.

Unternehmenskultur: Veränderung üben und aus Fehlern lernen

Viertes Element: die Etablierung einer entsprechenden Unternehmenskultur. Veränderung müsse nämlich geübt werden.

Auch hier können Wissensschatz und Perspektiven der Mitarbeiter Wertvolles beisteuern, hob Jäger hervor. Die Kleinheit der meisten Vermittlerbüros biete eine Übersichtlichkeit, „die große Versicherer gerne hätten“ – sie erleichtere es, Feedback der Mitarbeiter einfließen zu lassen, berkräftigte sie.

Jäger riet auch, im Rahmen des Möglichen Fehlertoleranz walten zu lassen, denn aus Fehlern könne man lernen, daraus ergäben sich Chancen.

Damit hängt Punkt fünf zusammen: digitaler Kompetenzerwerb. „Schulen Sie Ihre Mitarbeiter laufend“, sagte Jäger. Sie empfiehlt, Gelegenheiten zum Ausprobieren neuer Technologien zu schaffen, verbunden mit Regeln zu Umgang mit Fehlschlägen.

Compliance und Informationssicherheit

Compliance und Informationssicherheit bilden den sechsten Punkt: Die Entscheidung für die Wahl der IT-Tools müsse begründbar sein.

Und: Die nötigen Werkzeuge müssen von Unternehmensseite offiziell zur Verfügung gestellt werden. Ansonsten bestehe das Risiko, dass Schatten-IT und -KI entsteht, indem Mitarbeiter ihre eigenen Tools nutzen.

Datenschutzvorschriften und Geheimnisschutz seien zu beachten, Verhaltensregeln zu definieren und zu kontrollieren, unterstrich Jäger.

Ressourceneffizienz – gute Ausgangsposition für kleine Unternehmen

Letzter Punkt auf der Liste: Ressourceneffizienz. Dass es große Unternehmen „leichter“ hätten, hält Jäger für einen Mythos.

Maklerbüros, die in einer Größenordnung von bis zu 20 Mitarbeitern liegen, hätten vielmehr den Vorteil, dass die Entscheidungswege kurz sind und ein unmittelbares Feedback der Mitarbeiter möglich ist.

Für die Praxis empfiehlt Jäger, Prioritäten zu setzen, die Kosten-Nutzen-Rechnung im Auge zu haben, sich nicht zu übernehmen, sondern immer nur ein Projekt auf einmal anzugehen – und Erfolge gebührend zu feiern.