Auf kritische Bemerkungen in Meetings souverän reagieren

11.11.2025 – Mitarbeiter geraten oft in Stress, wenn auf Aussagen von ihnen in Meetings eher kritische Rückmeldungen erfolgen. Dann fühlen sie sich häufig angegriffen und genötigt, sich zu rechtfertigen oder gar fortan zu schweigen – auch weil sie nicht wissen, wie sie in solchen Situationen souverän reagieren können.

: Die Autorin: Unternehmensberaterin
Sabine Prohaska (Bild: Prohaska)

Kritische Fragen und Kommentare in Besprechungen und Meetings auf Aussagen von ihnen verunsichern Mitarbeitende oft sehr – speziell, wenn auch Vorgesetzte anwesend sind.

Insbesondere Personen, denen es eher schwerfällt, in Gruppen das Wort zu ergreifen, geraten dann schnell in Stress und fühlen sich – begründet oder unbegründet – in die Defensive gedrängt und unter Druck gesetzt.

Deshalb seien hier einige Strategien und Techniken vorgestellt, die Ihnen helfen,

in solchen Situationen gelassen und innerlich ruhig zu bleiben und
souverän auf die nicht selten als Angriffe zumindest empfundenen Aussagen zu reagieren.

Konkretisierungsfragen: Sachlich statt emotional debattieren

Mit Konkretisierungsfragen können Sie schnell und einfach Diskussionen und Feedback-Situationen von der Gefühlsebene auf eine faktenbasierte, sachliche Ebene zurückführen.

Speziell Aussagen von Personen, die solche Worte wie „immer“, „stets“ oder „nie“ enthalten, werden oft als Angriff empfunden und provozieren Widerspruch. Ähnliches gilt für Sätze, die solche vagen Eigenschaftswörter wie „chaotisch“, „planlos“, „unpraktisch“ oder „realitätsfern“ enthalten.

Denn: Sie sind unkonkret, lassen viel Interpretationsspielraum zu und führen deshalb schnell zu Missverständnissen.

Ein paar Beispiele

Angenommen, ein Kollege sagt in einem Meeting zum Beispiel auf eine Aussage von Ihnen reagierend:

„Sie kennen ja die Fakten nicht!“ oder
„Die Analysen von Ihnen sind immer unvollständig!“

Dann können Sie mit einer passenden Konkretisierungsfrage, die nach Beispielen, Daten oder konkreten Situationen fragt, erkunden, worauf sich diese Pauschalaussage Ihres Kollegen tatsächlich bezieht.

So bringen Sie das Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene und machen aus vagen Behauptungen und subjektiven Meinungsäußerungen klare, überprüfbare Aussagen. Das bewirkt bei Ihnen ein besseres Verständnis der Kritik und verschafft Ihnen eine solide Grundlage, um konstruktiv zu reagieren, statt sich in Rechtfertigungen zu ergehen.

Einige Konkretisierungsfragen, die fast immer passen
Kategorie	Fragen
Allgemeine Konkretisierungs-fragen	„Was veranlasst Sie zu dieser Aussage?“ „Worauf stützt sich Ihr Eindruck, dass …?“ „Wie sind Sie zu dieser Einschätzung gelangt?“ „Was bringt Sie dazu, dies so zu bewerten?“
Fragen nach konkreten Beispielen	„Können Sie mir ein Beispiel hierfür nennen?“ „Konkretisieren Sie dies bitte für mein Verständnis!“
Fragen zur Klärung von Begriffen	„Was meinen Sie genau mit … (z.B. unfair, chaotisch)?“ „Worin zeigt sich für Sie ein ‘chaotisches Verhalten’?“
Fragen zur gewünschten Veränderung	„Wie sollte es aus Ihrer Warte anders sein?“

Ja/Nein- und Suggestiv-Fragen vermeiden

Stellen Sie stets offene Fragen, also solche, die man nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann.

Vermeiden Sie außerdem Suggestivfragen, in denen Sie dem Gegenüber bereits eine Antwort vorgeben; außerdem soweit möglich auch Warum-Fragen, da sie oft eine defensive Haltung des Gegenübers bewirken und eine Auseinandersetzung mit dem Thema blockieren.

Zielführender sind Fragen wie „Wozu …?“, „Was …?“, oder „Wie kommt es dazu, dass …?“. Sie fördern eine lösungsorientierte Reflexion.

Kritische Stimmen einfangen und das Gespräch führen

Kritische Bemerkungen bzw. Reaktionen auf Äußerungen in Meetings verursachen oft Stress, speziell bei Personen, die es eher Überwindung kostet, ihre Meinung, Bedenken usw. in einer Gruppe zu äußern.

Die zweistufige Technik des „Pacing & Leading“ hilft ihnen in solchen Situationen, weder in ein Schweigen zu verfallen noch sofort eine Verteidigungshaltung einzunehmen, sondern stattdessen die innere Ruhe zu bewahren und das Gespräch souverän fortzuführen.

Pacing …

Beim Pacing stellen Sie sich zunächst einmal verbal auf die Sichtweise Ihres Gegenübers ein.

Sie greifen einen Teil seiner Aussage oder Wahrnehmung auf und zeigen damit, dass Sie seine Perspektive gehört und verstanden haben, ohne dieser automatisch in allen Aspekten zuzustimmen. Dadurch sinkt der Widerstand, und die Gesprächsbasis wird entspannter.

… und Leading

Beim Leading führen Sie das Gespräch im nächsten Schritt bewusst in die Richtung, die Sie brauchen bzw. wünschen: also hin zu den Fakten, Lösungen und/oder nächsten Schritten. In der Kombination mit Konkretisierungsfragen entsteht so eine elegante Doppelstrategie: Erst nehmen Sie die Spannung aus der Situation, dann lenken Sie das Gespräch in konstruktive Bahnen.

Pacing und Leading und die Kombination
Schritt 1: Pacing	Schritt 2: Leading	Schritt 1 und 2 kombiniert
Ziel: Rapport herstellen, das Gegenüber fühlt sich verstanden.	Ziel: Das Gespräch in die gewünschte Richtung lenken (z. B. Faktenanalyse, Lösungsorientierung, nächste Schritte).	Pacing + Leading in einem „Ich verstehe, dass Ihnen der Aufwand hoch erscheint, und gleichzeitig zeigen die Projektdaten, dass wir damit langfristig Kosten sparen.“ „Ich sehe, dass … – und deshalb …“
Technik: Aspekte der Aussage oder Sichtweise des Gegenübers kurz bestätigen oder wiederholen, ohne Zustimmung zur gesamten Kritik.	Technik: Nach dem Pacing sofort die eigene Botschaft platzieren.
Beispiele „Ich verstehe, dass Ihnen die Prognose im Moment zu optimistisch erscheint …“ „Sie haben recht, die Zahlen für 2. Quartal waren unter Plan …“	Beispiele „… und genau deshalb habe ich hier die Sensitivitätsanalyse vorbereitet.“ „… und deshalb schlage ich vor, dass wir die drei größten Kostentreiber genauer prüfen.“

Weitere Techniken für einen souveränen Auftritt

Neben den Konkretisierungsfragen und dem Pacing & Leading können Sie weitere Gesprächstechniken nutzen, um auch in angespannten Momenten ruhig und klar zu bleiben sowie professionell und souverän zu reagieren (siehe den nachfolgenden Kasten).

Techniken
Metakommunikation: über den Gesprächs-prozess sprechen	Sich Zeit verschaffen und Ruhe ins Gespräch bringen	Schritt-für-Schritt-Technik: Kritik in kleine Teile zerlegen	„Ja, und …“-Technik: Zustimmung mit Erweiterung
Wenn in Gesprächen der Ton kritisch oder die Dynamik schwierig wird, thematisieren Sie dies und schlagen Sie eine Veränderung der Struktur vor.	Nutzen bzw. schaffen Sie kleine Pausen, um Ihre Gedanken zu sortieren und souverän zu antworten.	Zerlegen Sie pauschale Aussagen in einzelne Aspekte, um gezielter darauf eingehen zu können.	Ersetzen Sie das abwehrende „Ja, aber …“ durch ein „Ja, und …“ und fügen Sie Ihre Sicht hinzu.
Beispiele „Ich merke, dass gerade viele kritische Punkte aufkommen. Wollen wir sie der Reihe nach besprechen, damit wir für jeden eine Lösung finden?“ „Lassen Sie uns klären, worauf wir uns heute fokussieren wollen.“	Beispiele „Das ist ein wichtiger Punkt. Ich schaue kurz in die Zahlen.“ „Lassen Sie mich die Daten aus dem letzten Quartal kurz heranziehen, bevor ich antworte.“	Beispiele „Sie sprechen drei Punkte an. Mit welchem möchten Sie beginnen?“ „Lassen Sie uns zuerst den Umsatz, dann die Kosten und zuletzt die Investitionen betrachten.“	Beispiele „Ja, das ist ein hoher Wert und gleichzeitig zeigt der Vergleich mit dem Vorjahr, dass wir deutlich effizienter wurden.“ „Ja, dieses Risiko besteht und genau deshalb haben wir einen Plan B vorbereitet.“

Das souveräne Reagieren einüben und trainieren

Üben Sie die vorgenannten Techniken in der Alltagskommunikation und/oder im privaten Kreis, damit Sie in ihrer Anwendung eine gewisse Routine und Souveränität erlangen.

Ich verspreche Ihnen, wenn Sie dies tun, werden Sie künftig in Meetings auf kritische Bemerkungen nicht nur gelassener reagieren, es werden auch weniger Konflikte entstehen, und Sie werden anschließend häufiger das Gefühl haben: Das Meeting ist so gelaufen, wie ich es gewünscht habe.

Dadurch steigt auch Ihr Mut, in Meetings Dinge zu äußern, von denen Sie vermuten, diese könnten zu kritischen Bemerkungen bzw. Reaktionen führen. Denn Sie wissen ja: Ich kann hierauf souverän reagieren.

Sabine Prohaska

Die Autorin ist Inhaberin des Beratungsunternehmens Seminar Consult Prohaska in Wien, das Unternehmen unter anderem beim Entwickeln einer neuen Lernkultur und Kultur der Zusammenarbeit in ihrer Organisation unterstützt.